20 junio 2015

¿Cómo calcular la cantidad de bebida para la barra libre de tu boda?

Como ya conté en uno de mis primeros posts, el catering que contratamos, El Mortero, nos dejaba contratar la barra libre por nuestra cuenta.

Nos alquila la cubertería, contratamos su personal -dos camareros- y el hielo y, nosotros, compramos la bebida que queremos que se sirva.

Como ya sabéis la mayoría, nuestra boda se celebra de día, de 12 a 12. Doce horas de boda no es ninguna tontería y es la crónica y antesala de una barra libre larga.

CONSEJOS ANTES DE ECHAR LAS CUENTAS.



Antes de empezar a calcular la bebida, tuvimos que analizar un poco nuestra boda y a nuestros invitados. Entre las principales conclusiones que pudimos sacar y que queremos compartir con otros novios y novias son:
  1. Boda de día o boda de noche. En las bodas de noche es cierto que los invitados van más predispuestos a beber y muchos dejan a los niños en casa. También es cierto que en las bodas de día se tiende a beber menos y son de corte mucho más familiar (a la par que largas).
  2. Boda de invierno o de verano. Nos casamos en julio y ya está empezando a hacer bastante calor. Está claro que en verano bebemos y nos hidratamos más y en una boda no va a ser diferente.
  3. Edad y perfil de los invitados. En nuestra boda finalmente seremos unos ciento veintipico invitados. Un 10% son niños, un 4% adolescentes menores de edad, un 5% es gente mayor (digamos de más de 65 años) y el resto, 81% de los invitados, son personas de entre 25 y 45 años. La gente joven está claro que bebe muchísimo más, incluso algunos, más de la cuenta. En las bodas en las que hay muchos niños y mucha gente mayor, la cantidad de alcohol que se consume es mucho menor.
  4. Las horas de duración de la boda. Hay lugares de celebración que limitan mucho el tiempo de celebración, o bien, tienen una hora tope. Nuestra finca, por ejemplo, suele cortar la música a las 23:30 horas para que la finca quede totalmente desalojada sobre la medianoche. Aún así, si los invitados llegan sobre las 12 y la ceremonia empieza sobre las 12:30 de la mañana, si abrimos la barra libre sobre las 5 de la tarde, hasta las 23:30 horas, son casi 6-7 horas de barra libre. Está claro que no todos los invitados se quedan hasta el final y que no todos beben con la misma frecuencia que al abrir la barra libre, pero los que se queden, beberán hasta el final, así que habría que plantearse las horas que queréis pagar. Nosotros hemos partido de la idea de que la mayoría de nuestros amigos se quedarán y apurarán hasta el final, por tanto, calculamos para 6-7 horas.
  5. El presupuesto para la barra libre. Está claro que la barra libre es un dineral. Las empresas de catering y hoteles ganan bastante dinero con la barra libre. La mayoría ofrece un número de horas o número de botellas concreto y luego, si la fiesta continúa, lo cobran aparte y por ahí viene el dineral. Si no os dejan comprar la barra libre como a nosotros, haced bien las cuentas previamente o decidid cuál es el tope de horas o botellas que estáis dispuestos a pagar, para ahorrarse sorpresas desagradables. Muchos cobran una cantidad fija por invitado y hora y otros, simplemente, cobran por botella. Nosotros, afortunadamente compramos todo de una vez y encargamos la bebida a un mayorista que luego, finalizada la boda, nos deja retornar todo aquello que no hayamos abierto y, por tanto, nos devuelven el dinero.
  6. Conocer al "pescaito". Cuando digo esto me refiero a que, al fin y al cabo, conocemos a nuestros invitados (salvo que sea una boda repleta de compromisos en la que muchos son desconocidos y amigos de padres, suegros, etc.). Nuestros amigos sabemos que van a ir a darlo todo y, salvo aquellos que van con niños o tienen que conducir (que se cortarán un poco más), el resto apurará al máximo la fiesta y la barra libre. El que nunca bebe, o no beberá, o se tomará apenas una copilla, pero aquellos que normalmente salen de marcha y se beben 4 copas, probablemente, se tomarán 4 o más en la boda. 
HACER LOS CÁLCULOS Y CALCULAR CANTIDADES.

Nosotros en nuestra invitación añadimos un tarjetón para que los invitados confirmaran su asistencia y, además, pudieran decirnos sus alergias, intolerancias y, también, sus preferencias a la hora de beber alcohol. Podéis recordarlo en el post sobre nuestras invitaciones. También añadimos una encuesta en nuestra web de boda para que pudieran indicar si van a beber y el qué. Siempre está el modo tradicional de llamar o enviar un whatsapp y preguntar (que también lo hicimos), pero ya partíamos con cierta información.


Las copas y las botellas

Lo primero que debéis hacer antes de empezar a calcular es, una vez confirmados los invitados que asistirán a la boda, descontar los niños y menores, descontar a las embarazadas y mujeres que darán el pecho y a las personas de las que somos sabedores que no beben o son abstemios.

Nosotros, cuando descontamos a todos ellos, teníamos unas 95 personas. Redondeamos a 100. Calculamos, para ir sobrados, que al durar entre 6 y 7 horas la barra libre, los invitados beberían, al menos, una copa por hora. Partimos, aunque parezca excesivo, de 6 copas por cabeza. 6 copas para cada uno de los 100 invitados hacen un total de 600 copas. Como nos devuelven lo que sobre y no tenemos la opción de contratar sobre la marcha más bebida a la empresa de catering si se nos agota, preferimos ir sobrados.

¿Y cuántas botellas son 600 copas? La medida que normalmente se suele dar es que una botella de 1 litro de alcohol da para una cantidad de entre 15 y 20 copas (servidas con hielo y refresco, claro). La mayoría de las botellas de alcohol no suelen venir de 1 litro sino de 75 cl., así que de una botella de 75 cl pueden sacarse unas 10 copas. Total en nuestro caso unas 60 botellas (600 copas entre las 10 copas que hay por botella de 75 cl).

El reparto ya dependía de los gustos de nuestros invitados. En nuestro caso, los invitados mayoritariamente beben ron y ginebra, después vendrían los que beben whisky, los que beben cerveza o vino, los que beben vodka y, por último, los que beben otra cosa o algún licor.

Por ejemplo, unas 35 personas bebían ron y otras tantas bebían ginebra, de las 95-100 personas que van a beber alcohol. (35 personas x 6 copas por persona)/10 copas por botella = 210/10 = 21 botellas. Así que compramos 21 botellas de ron a la par que 21 de ginebra. Así continuamos haciendo las cuentas con los que bebían de los demás tipos de bebida y, finalmente, sacamos el cómputo final.

La cerveza y el vino

Con la cerveza hicimos el cálculo, para los que dijeron que beberían cerveza, de 1 cerveza por hora, al igual que los que dijeron que beberían vino, unas 6 o 7 copas de vino en total.

La compra de botellines de cerveza es sencilla pero, ¿cómo calcular cuántas copas de vino nos salen de una botella?

En todo caso, generalizando, extraer entre 6 - 7 copas de vino de una botella (de las de 70 cl) es una buena medida para disfrutarlo, compartirlo e incluso, si es el caso, obtener la rentabilidad adecuada a la botella. Esta media vale tanto si tenéis que comprar vino para una barra libre como si queréis comprar para un cóctel o una comida (para lo que calcularemos, aproximadamente 2 copas de vino por persona durante la comida).

¿Y de cava o champán para brindar cómo hacemos?

Como regla general, de una botella se pueden llegar a servir hasta 7 copas

Chupitos

Si un vaso (de los de chupitos) tiene una capacidad aproximada de 30 ml, y una botella de alcohol tiene 750 ml, nos da una proporción de unos 25 chupitos por botella, chupito arriba, chupito abajo ;)

Ahora tocaba el refresco... 

Los botellines de refresco son carísimos. Sale más a cuenta comprar latas (y, aunque parezca una tontería, relación cantidad/precio, nos merecía la pena comprar las de 33 cl antes que las latas más pequeñas -las típicas que nos sirven en los aviones-). Así que calculamos una lata por copa. A esto hay que sumar refrescos para los que no beberán alcohol.

¿Y el agua?

Compramos agua también porque, aunque el catering nos pone el agua durante el coctel y banquete, igual durante el baile hacen falta botellines de agua, especialmente, para los niños. Compramos dos cajas de botellines de agua.

Y por último...

También compramos algunas botellas de licor (para el que se toma solamente la copilla de después de comer) y con eso cerramos oficialmente el cómputo de nuestra barra libre.

Para los que seáis de Tenerife, encargaremos la barra libre en Los Corrales, que está cerca de la rotonda del Padre Anchieta (en La Laguna), tomando la salida de las facultades. Se encargan de todo y, por la bebida que devuelvas sin abrir, te reembolsan el dinero.

Espero que os sirva de ayuda el post ;) ¡Feliz semana!










4 comentarios

  1. buffff,,,,,,,,,después de leer este post agradezco tener la barra libre incluida en el precio......!!

    Que jaleo nena!!!!!

    un besote

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    Respuestas
    1. Si tienes toda la barra libre ya contratada y cerrada es lo más cómodo, así no hay sorpresas ni tienes que preocuparte por nada más que disfrutar del baile. Espero que tus preparativos vayan viento en popa. Besitos wapa!!!

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  2. Bueno y después de todas estas cuentas... Os quedasteis cortos o sobró??? Un saludo

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    1. Hola Laura!!! Pues la verdad que sobro y no faltó de nada!!! Nos quedamos las botellas abiertas y devolvimos lo cerrado y nos devolvieron unos 600€. Al final nos salió bastante a cuenta jeje.

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